Hvordan skriver man en briefing, som ledelsen rent faktisk når at læse?

Næsten alle, der starter på kurset, stiller det samme spørgsmål allerede i første uge: hvor lang må en briefing være, før ingen gider læse den? Spørgsmålet lyder simpelt, men bag det gemmer sig som regel en bekymring om, at læseren ikke har tid, og at det vigtigste drukner i detaljer.

Mit svar er sjældent et tal. En briefing er lang nok, når læseren kan handle på den, og kort nok, når der ikke står noget, som læseren ville have undværet. I modulet Skriv den korte briefing starter vi derfor ikke med sidetal, men med at spørge, hvem der læser, og hvad vedkommende skal bruge teksten til.

Her i den midterste del af efteråret, hvor mange sidder med budgetter og kvartalsopfølgning, mærker jeg spørgsmålet ekstra tydeligt. Kalenderen er fuld, og en briefing bliver ofte læst mellem to møder.

Den hyppigste fejl hos nye skribenter er, at de fortæller i den rækkefølge, de selv har arbejdet i. Først kilden, så tallene, så overvejelserne og til sidst pointen. Læseren oplever det som en omvej.

Vend rækkefølgen om. Åbn med to eller tre sætninger, der siger, hvad der er sket, og hvorfor det betyder noget for læseren. Baggrunden kommer bagefter for den, der vil vide mere. Den, der kun læser første afsnit, har så stadig fået det vigtigste med.

På kurset øver vi det ved at skrive samme briefing to gange. Anden gang må du kun bruge de første tre sætninger til konklusionen. Det er ubehageligt første gang, men deltagerne siger ofte, at det ændrede, hvordan de læser egne tekster.

• Pointen i første afsnit
• Baggrund og kilder bagefter
• Én tydelig anbefaling om opmærksomhed, ikke om handel

Mange frygter, at enkle sætninger lyder ukvalificerede. Det er omvendt. Når du kan forklare en renteændring uden at gemme dig bag fagudtryk, viser det, at du har forstået den.

Skriv korte sætninger, hvor det går. Brug det samme ord for det samme begreb hele vejen igennem, så læseren ikke begynder at gætte på, om to ord dækker to ting. Hvis et fagord er nødvendigt, så forklar det én gang, første gang det dukker op.

Jeg beder ofte deltagerne læse deres briefing højt for en kollega uden for faget. Stopper kollegaen op ved et ord eller en sætning, er det stedet at rette. Det er en billig test, og den virker bedre end de fleste stilregler.

En ugentlig briefing bliver nemmere at læse, hvis den ser ens ud fra uge til uge. Læseren lærer, hvor tingene står, og kan springe direkte til det, vedkommende leder efter.

En tilbagevendende opbygning kan være: overskrift med pointen, et kort resumé, tre eller fire underoverskrifter med hvert sit emne og til sidst en kort note om, hvad der er uvist. Underoverskrifterne skal være oplysende og sige noget, ikke blot hedde Baggrund eller Status.

Undgå at fylde tekster med fed skrift og understregninger. Når alt er fremhævet, er intet det. Brug fremhævning til ét ord eller én tal pr. afsnit, og kun hvor øjet skal fanges.

• Samme opbygning hver uge
• Underoverskrifter, der siger noget
• Kort afsnit om usikkerhed til sidst

En briefing forklarer, hvad der sker, og hvad der er kendt. Den fortæller ikke læseren, hvad vedkommende skal gøre med sine penge. Den grænse er vigtig, og vi arbejder med den i modulet om redaktionel ansvarlighed.

I praksis betyder det, at du skriver 'rentestigningen gør lån dyrere for virksomheder med variabel rente' og ikke 'du bør omlægge dine lån'. Det første er en forklaring, det andet er rådgivning, og de to hører ikke hjemme i samme tekst.

Beskriv også, hvad du ikke ved. Hvis tallene er foreløbige, eller hvis to kilder er uenige, så skriv det. Læseren stoler mere på en tekst, der er ærlig om sine huller, end på en, der lyder sikker på alt.

Ingen skriver en god briefing i første forsøg. På kurset skriver deltagerne en kort briefing hver uge og får skriftlig tilbagemelding på både indhold og sprog. Efter fire, fem uger kan de fleste mærke forskellen i egne tekster.

Du kan også øve dig på egen hånd. Vælg en nyhed fra erhvervslivet, læs den og skriv derefter, hvad en travl kollega skal vide, på højst 150 ord. Læg teksten væk en dag, og læs den igen med frisk blik.

Spørg dig selv tre ting: Står pointen først? Kan en udenforstående forstå hver sætning? Er det tydeligt, hvad der er fakta, og hvad der er min vurdering? Svarer du ja tre gange, er du godt på vej.

• Én briefing om ugen
• Højst 150 ord som øvelse
• Bed en kollega uden for faget læse med