Redelig usikkerhed i briefinger: råd til de kommende efterårsmåneder

Midt på efteråret lander en stor del af årets tal på skrivebordet: halvårs- og kvartalsregnskaber, nye prognoser fra myndigheder og organisationer, og budgetudkast, som ledelsen skal tage stilling til. Det er også i de uger, kolleger oftest beder dig om en hurtig vurdering. Presset gør det fristende at slå forbehold fra og skrive, som om billedet var klarere, end det er.

På kurset kalder vi det redaktionel ansvarlighed: du skal kunne forklare, hvad der er sket, uden at sige, hvad læseren bør gøre. Det lyder enkelt, men det kræver en bevidst vane. Denne artikel samler de råd, jeg selv giver deltagerne, før de skriver deres briefinger i de kommende måneder.

Den første øvelse er mekanisk. Læs dit udkast igennem og marker hver sætning som enten oplysning eller vurdering. En oplysning kan kontrolleres: renten blev holdt uændret, omsætningen faldt, en annoncør har opsagt en aftale. En vurdering er din læsning af oplysningerne, og den skal præsenteres som netop det.

Anbefalinger hører ikke hjemme i en briefing, der skal informere. Skriv hvad tallene viser, og hvad der taler for og imod forskellige tolkninger, men lad modtageren drage konklusionen. Slipper en formulering som bør, må eller er klogt at ind, så spørg dig selv, om du kan dokumentere den, og om det i virkeligheden er rådgivning, du har ført ind under overskriften information.

• Marker oplysning og vurdering med to farver i udkastet
• Skift bør og må ud med beskrivelser af, hvad der er sket
• Placér vurderinger i egne afsnit med tydelig indledning

Usikkerhed er ikke et forbehold, du hæfter på til sidst. Den er en del af indholdet. Når en prognose angiver et interval, skal intervallet med, og du skal sige, hvad det afhænger af. Skriv for eksempel, at skønnet bygger på bestemte antagelser, og at det ændrer sig, hvis en af dem ikke holder.

Vær også præcis om, hvor sikker du selv er. Skeln mellem noget, der er opgjort, noget, der er udmeldt, og noget, der er et skøn. Ord som sandsynligvis og måske skal bruges med vilje og ikke som pynt. Hvis du ikke ved noget endnu, er det en fuldt gyldig oplysning at skrive, at det ikke er afklaret, og hvornår du forventer at vide mere.

• Angiv intervaller frem for enkelte tal, når kilden gør det
• Navngiv de antagelser, et skøn hviler på
• Skriv åbent, når noget endnu ikke er afklaret

Redelighed handler også om sporbarhed. Hver væsentlig påstand i en briefing bør kunne føres tilbage til et regnskab, en pressemeddelelse, en statistik eller en udtalelse, og modtageren skal kunne se hvilken. I efterårets travlhed bliver kildeangivelser det første, der skæres væk, men det er dem, der gør dit arbejde til noget, andre kan stole på.

Skeln desuden mellem det, en virksomhed selv fortæller om sig selv, og det, uafhængige kilder bekræfter. En pressemeddelelse er en afsenders version. Sig det, og lad læseren veje den. Når to kilder siger noget forskelligt, så vis begge og forklar forskellen i stedet for at vælge den, der passer bedst til din fortælling.

Mit forslag er en fast rækkefølge. Først samler du kilderne og noterer, hvad hver af dem faktisk siger. Dernæst skriver du faktadelen uden vurderinger. Så tilføjer du en kort, tydeligt mærket vurdering med dens usikkerhed, og til sidst læser du det hele igen med modtagerens øjne og spørger, om nogen kan misforstå en vurdering som en opfordring.

Læs gerne teksten højt eller lad en kollega uden for emnet læse den. Hvis kollegaen kan gengive, hvad der er sikkert, og hvad der er skøn, har du lykkedes. Gentag øvelsen hver uge, så bliver skellet en vane og ikke en ekstra opgave, og det mærker du især, når tempoet stiger hen mod årsskiftet.

• Saml kilder og notér, hvad hver enkelt siger
• Skriv fakta først, vurdering bagefter
• Lad en udenforstående kontrollere skellet